Мұрағаттық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі ұстанымдары  туралы қазақша реферат

Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 9-бабының 1-тармағына сәйкес «Ұлттық мұрағат қорының құжаты, олардың меншік нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуы тиіс».

Қазақстан Республикасының 1037-2001 жылғы стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу ұғымына мынандай анықтама берілген: «Мұрағат құжаттарының құрамы мен санының есептеу бірлігін анықтау және септегі құжаттардың нақты кешен мен олардың жалпы санының әрбір бірлігіне тиістілігін тіркеу (тұрақтандыру). Ұлттық қордың құрамындағы барлық құжаттар мазмұнына, түпқұжат екендігіне, қайта шығарылу тәсіліне қарамастан түгел есепке жатқызылады».

Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі оларды сақтау мен есепке алудың бірлігі. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат құрамына кіретін құжаттар олардың топтастыру арқылы бірнеше кешендерге біріктіріледі. Мұрағат құжаттары топтамаларының кешендеріне: істер, әр түрлі мұрағаттық қорлар, жалпы мұрағат материалдары, жалпы ведомстволық бағынышты мұрағаттар маериалдарының топтамалары жатады.

Құжаттардың ең үлкен кешені – Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағат қоры.

Мұрағат материалдарын есепке алу кешендер бойынша құжаттарды ұйымдастыру мен сақтауды нығайта отырып, олардың сақталуын қамтамасыз ету құралы болып табылады. Сонымен бірге олардың орналасуы бойынша (мұрағаттар, қорлар, тізімдемелер істер бойынша) іздеуге мүмкіндік береді.

Есепке алу есептеу жүйесіндегі әрбір кешеннің өз звеносына сәйкес келеді және осыған орай әрбір кешен бойынша есептеу мәліметтер шоғырландыра отырып жүргізіледі.

Құжаттардың алғашқы кешені іс қағаздарын есептеу жүйесінің бастапқы мөлшері (сандық есептеу бірлігі) ретінде қабылданады. Ары қарай есептеу мәліметтері бойынша, сосын мұрағат бойынша жинақталады. Мұрағатта олар бағынышты мұрағатқа қорытынды есептеуден кейін мұрағат қоры бас басқармасында шоғырландырылады. Мұрағаттардың бас басқармасы Қазақстан Республикасының мұрағаттары бойынша мәліметтердің жиынтық есебін және барлық мемлекеттік мұрағаттардың барлық тұрақты қорларының құрамымен бірқатар қоймалардың мат ериалдары бойынша нақты мәліметтерге ие болады. Мұндай жүйе кез келген кешен бойыншща тұрған жерлерін нақты көрсете отырып, материалдардың құрамы мен көлемін белгілеуге мүмкіндік береді.

Есепке алу жүйесінің барлықұ топтарына барлық сақтау топтарының сәйкес келуі құжаттарды есепке алу мен сақтау бірлігінің алғашқы көрінісі болып табылады. Одан орталықтанған сақтау сипатының бейнесі ретінде есепке алудың  орталықтандырылған сипаты шығады. Есепке алу мен сақтаудың екінші көрінісі есепке алуынан материалдардың әрбір тобы бойынша бар-жоғын және ұйымдастырылуын көрсетуі және нығайтуы болып табылады. Тек осы шарттарды сақтағанда ғана есепке алуда құжаттардың құрамы мен көлемі туралы дұрыс ақпаратпен қамтамасыз етіледі.

Мұрағат ісін орталықтандыру құжаттарды орталықтанған есепке алудың алғы шартын қалыптастырады. Есептегі құжаттарды есепке алудың ыңғайлы әдістемесі мен нысаны, есептеуге қойылатын бірыңғай талаптар белгіленген.

Құжаттардың кез келген кешенінің құрылымы мен көлемі тұрақты емес. Олар белгілі бір материалдары қабылдағанда, өткізіп бергенде және жоюға бөлген кезде т.б. өзгереді. Бұл есепке алу жүйесінде серпімділікті, яғни құжаттардың құрамындағы және көлеміндегі барлық шұғыл өзгерістерді бейнелеуге қабілетті болу талабы. Есепке алудың функциясы мұрағат материалдарын сақтауды және қолдануды қамтамсыз етіп ғана қоймай, мемлекеттік мұрағат бейіндеріне сәйкес жоспарлап, толықтырып отыруға, мұрағаттың жұмыстарын жоспарлы ұйымдастыруға және оларды есептілікке үйретеді.

Тұрақты қорлары бар мемлекеттік мұрағаттарда құжаттарды есепке алу жүйесі және оны жүргізу ұстанымдары.  Мемлекеттік мұрағатқа түскен тбарлық құжаттар жедел есепке алынады. Есепке алу ережеде анықталған қорлар, біріккен мұрағаттық қорлар, мұрағаттық коллекциялар, істер, құжаттың микросуреттері (негативтер мен позитивтер) тізімдемелер бойынша жүргізіледі.

Сондай-ақ, ережеде мемлекеттік мұрағаттар міндетті түрде жүргізу үшін есепке алу құжаттарының құрамын анықтайды:

–  түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке алу кітабы;

–  қорлардың тізімі, қорлардың парақтары, тізімдемелер, істердің ішкі  тізімдемесі;

–  істердің растамалық жазулары;

–  құжаттардың микросуреттерінің көшірмелерінің кіріс кітабы;

–  мұрағаттың паспорты;

–  қордың ісі.

Мемлекеттік мұрағаттарды сақаталтын құжаттардың сипатына қарай жүргізілуі мүмкін есепке алудың қосалқы нысандарының мынадай тобы анықталған:

–  тізімдімілердің реестрлері (тізілімдері)

–  басқа мұрағаттарға берілген қорлардың есепке алу кітабы;

–  қорлардың құрамы мен көлеміндегі күнделікті өзгерістерді есепке алу кітабы және т.б.

Құжаттардың түсім кітабы – мұрағатқа түскен материалдарды бірінші рет есепке алудың көмегімен жүргізілетін есептік құжат. Түсім кітабы әрбір жеке жағдайдағы қандай да бір матьериалдардың қашан, қайдан, қандай жағдайда болғандығын білуге, әрбір жылда мұрағатқа түскен қорлармен істерді анықтауға; қандай да бір уақыт аралығында мұрағат қорының өсу серпімділігін көрсетугі; мұрағат материалдарын қабылдау туралы есептілікті дұрыс жүргізуге мүмкіндік береді.

Хронологиялық дәйектілік кітабынан түсімдердің барлығы бұл қор бойынша бірінші түсірілуі немесе қайталап түскеніне қарамастан енгізіледі. Кітапта реттілік нөмірімен бірге түсім кітабында әрбір түсім туралы негізгі мәліметтер, материалдар қашан, кімнен, қандай құжаттар негізінде түскендігі, аталуы, жылы, көлемі және бұл материалдардың жағдайы, қандай қордың нөмірін иемденгендігі көрсетіледі. Әрбір түсімге бір немесе бірнеше қордың материалдарының құрамында болғандығына қарамастан реттік нөмір беріледі.

Істер тізімдемесі – мұрағаттық қордың істерінің тақырыптарының жүйелендірілген тізімі, мазмұны және құрамы туралы қажетті мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтама.

Тізімдемелердің негізінде мұрағаттық шифрды анықтайтын істердің тұрған орны туралы мәліметтер жиынтығын қамтиды:

–  мұрағаттың қысқартылған белгілері;

–  қордың нөмірлерінің тізімдемесі, істері;

–  Мұрағаттық шифр мұрағат материалдарын пайдалану негізінде әрбір істің іздей сипатына сілтемелер берілген мекен – жайы;

–  материалдарды пайдалану, оларды іс қағаздар жүйесінде пайда болған сәтінен бастап іздестіру мәліметтеріндегі өгерістер.

Осы мақсатпен тізімдеменің арнайы графасында іс жүргізу немесе бұрынғы интервалдық нөмірі, ал тізімдемелерді қайта сараптау жүргізілсе, көшіру таблицалары құрастырылады.

Мұрағат материалдарын есепке алуда әрбір тізімдеменің соңында немесе томдардан тұратын болса, әрбір томның соңында жасалатын және тізімдемеге енгізілген істердің саны туралы мәліметтері бар қорытынды жазбалар ерекше маңызды.

Мұрағатта тізімдемелердің саны көп болған жағдайда, сонымен бірге тізімдемелердің реестрлері жүргізіледі, онда мыналар көрсетіледі:

–  реттік нөмірлері;

–  қордың нөмірі;

–  тізімдемелер, тізімдемелердің аты;

–  тізімдемеге енгізілген материалдардың шекті жылдары;

–  істердің саны, тізімдемелер данасының саны;

–  шығарылу туралы белгі;

–  ескертулер.

Мекменің, ұйымның, кәсіпорынның жеке тұлғаның іс — әрекеті нәтижесінде пайда болған құжаттар, әдетте сақтаудың ерекшелендірілген объектісі болмайды, алғашқы кешендердің – істердің құрамына кіреді.

Сондықтан, істердің құрамын есепке алу парақтарды нөмірлеу арқылы жүргізіледі және істердің ішіндегі жекелеген құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететіндіктен маңызды рөл атқарады. Мұрағат практикасында жекелеген құжаттарды ғана емес, мұрағатқа түскен құжаттардың әрбір парағының есепке алуын және сақталуын қамтамасыз ететін парақтарды нөмірлердің қатаң тәртібімен белгілейді. Парақтарды нөмірлеу қара графикті қарындашпен немесе нумератормен мәтінге тимей, парақтың оң жақ жоғары бұрышына қойылады. Парақтардың артқы беттері нөмірленбейді. Егер нөмір қайта қойылатын болса, онда парақтың ескі нөмірі қиғаш сызықтан кейін санды оқи алатынждай етіп қойылады. Нөмірлерді түсті қарындашпен қоюға болмайды, өйткені олар жақсы сақталмайды және құжатты микрофильмге немесе суретке түсіру кезінде түспей қалады.

Әрбір істің соңына жеке таза параққа растау жазулары жасалады, онда жазумен немесе санмен нөмірленген парақтардың саны, істегі құжаттардың физикалық жағдайы мен парақтарды нөмірлеу ерекшеліктері туралымәліметтер көрсетіледі.

Мұрағат паспорты – мұрағатта сақаталатын құжаттардың көлемі, сақталу жағдайы, олардың ғылыми-ақпараттық аппаратының құрамы және мұрағат кадрлары туралы мәліметтері бар, мерзімдік есептілікті есепке алу құжаты. Паспорттың екінші бөлімінде мұрағат қорлдарының, істерінің саны, оныің ішінде тізімдемелерге, микрофильмдерге енгізілген істердің саны көрсетіледі, сондай-ақ, құжаттардың көлемі туралы қағаз түрінде кино-фото-фоноқұжат микрофльм түріндегі мәліметтерді қамтиды.

Мұрағат паспорты жыл сайын келе жатқан жылдың 1 қаңтарында екі дана құрастырылады, бір данасы мұрағатта қалады, екіншісі барлық ведомстволық мұрағаттырдың мәліметтері жиынтық жинақталатын мұрағаттар басқармасына өткізіледі. Одан әрі республикадағы барлық мұрағаттардың мәліметтері туралы жиынтық паспорт жасалады.

.

Тағы рефераттар