Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелдің көмегімен тіркеу мөртабанын қою және мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу арқылы жүргізіледі.

Кәсіпорынның бөлімшелері бойынша әр түрлі құжат ағынының құжаттарының жүру және орындалу барысы қалай қадағаланады? Келіп түскен құжаттардың өңделу кезеңдерін қарастырып көрелік.

Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы 

         Мысал: Бірінші басшының атына келген хатты өңдеу кезеңдері:

1. Хатшы конвертті ашқаннан кейін оны алдын ала қарап, танысады, соның негізінде құжатты басшыға жіберу туралы шешім қабылдайды («жеке өзіне» деген белгісі бар конверттер ашылмайды).

2. Хатшы хатты тіркейді. Хатқа бірегей кіріс нөмірі беріледі. Тіркеу кезінде оның ұйымға келіп түскен күні де белгіленеді.

3. Хатшы хатты басшыға береді.

4. Басшы құжатты қарап, өзі қабылдаған шешім туралы оған бұрыштама қойып, хатты хатшы арқылы орындаушыға бағыттайды. Хатшы бұрыштаманы тіркеу журналына түсіреді.

5. Орындаушы құжатпен жұмыс істей отырып, оған жауап дайындайды, содан кейін басшының қол қоюына ұсынады (жауапты дайындау кезінде пайдаланған ілеспе құжаттармен бірге).

6. Хатшы (қажет болған жағдайда) құжаттың орындалуына бақылау жасайды.

7. Хатшы орындаушыдан бастама тудырған хатты (инициативное письмо) алып, оны бұдан әрі сақтау және пайдалану үшін тиісті іс папкасына тігеді, ал жауапты адресатқа жібереді.

Бұл аталғандарды тұжырымдап айтсақ, ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша төмендегідей операцияларды атқарады:

1) құжаттарды қабылдау және экспедициялық өңдеу;

2) құжаттарды тіркеу;

3) құжаттарды ұйым басшысына қарауға тапсыру;

4) құжаттарды орындауға тапсыру;

5) құжаттардың мерзімінде орындалуын бақылау.

Құжат салынған конверттер құжаттама қызметінде ашылып, оның дұрыс жеткізілгендігі, құжаттар орамының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжаттар толық болмай шықса немесе бүлінген жерлері болса, онда соңғы парағының төменгі бөлігіне, сондай-ақ тіркелімдік есепке алу формасының «Ескертпе» бағанына тиісті белгі салынып, бұл туралы жіберуші жаққа мәлім етіледі. Жіберуші жаққа жолданатын хабарлама қағаз акті түрінде еркін формамен үш дана етіп жасалады. Бірі жіберушіге бағытталса, екіншісі – ұйымның құжаттама қызметінде қалады, үшіншісі – орындаушыға (орындаушыларға) беріледі.

Жіберушінің мекен-жайын, жіберілген және құжаттың алынған күнін (уақытын) анықтауда қажеттілігі болмаса кіріс құжаттары салынған конверт жойылуға тиіс. Азаматтардың өтініші және жеке құжаттар салынған конверттер сақталады.

Алынған құжаттарға тіркеу мөртабаны қойылады. Тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға арналған құжаттар өз мекен-жайына тапсырылады.

«Жеке өзіне» («Лично») деген белгісі бар конверттер ашылмайды, жіберілген иесіне сол күйі беріледі.

Жаңылыс келген корреспонденциялар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйым бойынша белгіленген функциялық бөліністерге, қызметкерлер арасындағы міндеттер мен өкілеттілік сипаттарына қарай тарату үшін алдын-ала қарап шығады.

Алдын-ала қараудың бірінші кезеңінде келіп түскен пошта тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сортталады. Бұл іс Құжаттама қызметінде тіркелмейтін құжаттар тізбесіне сәйкес жасалады. Мұндай тізбені әр ұйым өзінше, қызмет түрінің ерекшеліктеріне қарай жасайды (Тізбе Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа қосымша тіркелгені жөн). Мұнан соң тіркелетін құжаттар мынадай топтарға бөлінеді:

1) басшылық атына жіберілген немесе құрылымдық бөлімше атаулары көрсетілмей жолданған құжаттар;

2) азаматтар өтініштері;

3) құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар.

Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаларға) тапсырылады.

Тіркеуден өткен құжаттардың негізгі бөлігі ұйым басшысына қарауға беріледі. Мынадай орындардан жолданған құжаттар ұйым басшысына міндетті түрде қарауға берілуі тиіс:

1) Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен;

2) Қазақстан Республикасы Парламент Сенаты Аппаратынан, Қазақстан Республикасы Парламент Мәжілісі Аппаратынан;

3) Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен;

4) орталық атқару органдарынан;

5) мәслихаттардың аппараттарынан және әкімдерден;

6) жоғарғы органнан келген құжаттар;

7) ұйым қызметінің принциптік мәселелері туралы ақпараты бар немесе жемқорлық фактілері жайлы жазылған азаматтар өтініші мен арыз-шағымдары;

8) басшылықтың шешімін талап ететін құжаттар.

Азаматтардың тіркелген өзге өтініштері ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне (тиісті лауазымдық тұлғаға), азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуге жауапты кісілерге жолданады.

Құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеуден өткен соң сол бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.

Құжаттарды қарау қорытындылары ұйым басшысының бұрыштамасынан көрініс табады. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжаттардың көшірмелері атқарушыларға кезегімен немесе бәріне бір мезгілде беріледі. Ал сол құжаттардың түпнұсқалары қарарда бірінші аталған жауапты атқарушы тұлғаларға тапсырылады.

Құжат атқарылуға келіп түскен күні беріледі. Тез арада орындау қажет болған жағайда атқарушының құжатпен басшылық қарамай тұрып танысып шығуына болады.

Егер құжат құрылымдық бөлімшеге немесе орындаушыға құжаттама қызметіне соқпай келіп түскен болса, ол ұйым тәртібіне сәйкес тез арада тіркеуге берілуі тиіс.

Электрондық құжат айналымы жүйесі жұмыс істейтін ұйымдарда қағаз негізде келіп түскен құжаттар тіркеу алдында сканерленеді. Электронды түрде келіп түскен құжаттар электрондық қолтаңба мен пакет референсінің сәйкестігі тексерілгеннен кейін барып тіркеледі. Электрондық қолтаңбасы жоқ немесе электрондық қолтаңбаның сәйкестігі тексерілмеген электрондық құжаттар тиісті қолдары қойылған, заң жүзінде дұрыс ресімделген қағаз негіздегі құжаттары болғанда ғана электрондық құжат айналымы жүйесіне тіркеуге алынады.

Электрондық құжаттың алынғандығын куәландыру ол туралы жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Өз кезегінде бұл да электрондық құжат болып табылады.

Электрондық құжаттың алынғандығы туралы оны жіберушіге куәлік жолданбайынша ол құжат алынған жоқ деп есептеледі. Егер құжат жіберушіге куәлік үш күнге дейін келмесе бұл жөнінде құжат алушыға мәлімделуі тиіс. Сөйтіп оны қашан алуы қажет екендігі жөнінде уақытын көрсетуі керек.

Егер куәлік жіберушінің алушыға жолдаған мәлімдемесінде көрсетілген мерзімде де келмесе құжат жіберілмеген деп есептеледі. Куәлік белгіленген уақытта келмеген жағдайда жіберуші алушыға өзге байланыс құралдары арқылы электрондық құжаттың ақпараттарын хабарлайды.

Жүйедегі электрондық құжатты тексеру сол жүйеде қолданылатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары арқылы атқарылады. Бұл процесс оларды пайдалану құжаттарына сәйкес жүргізіледі және мынадай іс-шараларды қамтиды:

1) электрондық құжат деректемелерінің белгіленген форматқа сәйкестігін тексеру;

2) электрондық құжаттағы электрондық цифрлық қолтаңбалардың түгел түпнұсқалығын тексеру;

3) электрондық цифрлық қолтаңба тіркеу куәлігінің растығын тексеру;

4) электрондық құжатқа электрондық цифрлық қолтаңба қоюшы барлық тұлғалардың өкілеттілігін тексеру.

Электрондық құжатты тексеру оңды нәтиже берген жағдайда, ол орындауға қабылданады немесе одан әрі өңделеді.

Электрондық құжатты тексерудің кері нәтижесі конфликті жағдай деп есептеледі. Бұл жағдайды реттеу куәландырушы орталықтың қатысуымен және ақпарат саласындағы өкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілерінде қарастырылған тәртіп, ереже бойынша  жүзеге асырылады.

Келіп түскен электрондық құжаттардың компьютерлік вирустері бары-жоғы міндетті түрде тексерілуі керек.
Тағы рефераттар