Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар туралы қазақша реферат

Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады.

Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.

Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.

Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады.

Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады.

Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.

Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы, мұрағаттық қор парағы, ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы, сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі, ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді.

Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» (тіркеу N 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығына  сәйкес белгіленеді.

Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері — ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады.

Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау-тапсыру актісі (15 және 16-қосымшалар), сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті (17-қосымша), істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті (18-қосымша) болып табылады.

Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі.

Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге (19-қосымша), істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады).
Тағы рефераттар