Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады.

Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып және ол туралы тіркеу журналына мәліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды жатқызады:

1. Жарнама материалдары.

2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар және олардың бағдарламалары.

3. Прейскуранттар.

4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер).

5. Телеграммалар.

6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.

7. Құттықтау хаттары және шақыру билеттері.

8. Бухгалтерлік құжаттар.

9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.

Құжаттарды тіркеу кезінде кәсіпорында мынадай ереже сақталуы тиіс:

1) әрбір құжат бір рет қана тіркеледі;

2) барлық құжат бір жерде тіркеледі;

3) барлық құжат кәсіпорында қабылданған бірыңғай нысан бойынша тіркеледі.

Құжаттың тіркеу нөмірі, әдетте, мынадай бөліктерден тұрады:

1) ұйымның министрліктегі немеес ведомостводағы шифры;

2) құжат немесе оның көшірме данасы тігілетін іс папкасының нөмірі;

3) құжаттың тіркеу журналындағы реттік нөмірі.
Тағы рефераттар