Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақатуға құжаттарды оперативтік сақтауға байланысты ұсынымдар туралы қазақша реферат

Ұйым атауы көрсетілген мөрлер, мөртабандар мен бланкілер міндетті түрде есепке алыны, сейфтерде немесе отқа төзімді металл шкафтарда сақталуы тиіс. Металл шкафтар мөрленуі қажет. Есепке алу мен сақтау ісіне жауапты кісіні ұйым басшысы таңдайды.

Ұйым атауы көрсетілген ммөрлдерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу тұрпатты ережелердің мөзгерістері мен қосымшаларында қарастырылған тиісті тіркеу-есепке алу нысандары бойынша және Қазақстан Республикасының «Ұйысмдастырушылық-өкімдіка құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» мемлекеттік стандарттарына (ҚР СТ 1042-2001) сәйкес жүргізіледі. Ұйымның баспаханалық бланкілерін есепке алу үшін парақтың оң жақ төменгі бұрышына реттік нөмірі мен сериясы қойылады.

Жарамсыз бланкілер оларға акті жасау арқылы жойылады және бұл туралы тиісті тіркеу-есепке алу нысанына белгі салынады.

Бланкілерді жедел полиграфия құралдары арқұылы көбейтуге және көшірмелеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттар жасалған сәттен бастап ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсырылғанға дейін сол жасалған орнында іске тігілген күйі сақталады. Шағын ұйымдарда істер сол ұйымның құжаттама қызметінде немесе іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлғаның қарамағында болады. Яғни, оларды ұйым ішінде сақтау ісі орталықтандырылады.

Құрылымдық бөлімшіліредің басшылары мен іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлері құжаттармен істерді сақталуын қамтамасыз етеді. Істер жұмыс кабинеттерінде немесе осы мақсатқа арнайы бөлінген орындарында тұруы керек. Олар құжаттардың толық сақталуын қамтамасыз ететіндей шкафтарға,сейфтерге және элеваторлық картотекаларға орналастырылуы қажет.

Құжаттардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ету үшін барлық істер бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналасуы тиіс. Номенклатурадан үзінділер әрбір құрылымдық бөлімшеден көрнекті орындарға ілініп қойылады. Мұқаба түптеріне істер номенклатурасы бойынша әрбір индексі жазылады. Істерді столдарынасақтауға тиым салынады.

Сыртқары ұйымдарға істер уақытша пайдалануға ұйым басшысының рұқсатымен беріледі. Берілген іске карта толтырылады. Ол карта «Іс орынбасары» деп аталады. Тұрақты сақтаудағы істерден құжаттар алу Қазақстан Республикасы заңнамаларында қарастырылған жағдайда ғана рұқсат етіледі. Ол үшін алдымен ұйым басшысының рұқсаты болуы тиіс және іске міндетті түрде алынған құжаттардың куәлендырылған көшірмелері қалдырылуы гарт, сондай-ақ түпнұсқалардың алынғандығы туралы акті жасалуы қажет.

Электрондық құжаттарды дербес компьютерде сақтау файлдар түрінде «бір құқжатқа – бір файл» ұстанымы бойынша жүзеге асырылады. Аяқталғандары электрондық іске жөнелтіледі. Электрондық істер дербес компьютерде каталог (папкі) түрінде «бір іске – бір каталог (бір папкі)» ұстанымы бойынша сақталады.

Электорндық мұрағатқа іс аяқталған соң ғана жіберіледі. Өткен жылдың құжаттары орындалғаннан кейін мәліметтік базасы тек анықтамалық жұмыстарға ғана пайдаланылады. Егер ақпараттар сирек қолданылатын болса, мәліметтер базасын кез келген электрондық негізгі көшіріп жазып қоюға болады. Ақпараттар бойынша тұрақты түрде жұмыс жүргізілетін жағдайда дисілерін алмастыра отырып пайдалануға болатын қондырғыларды қолданған ыңғайлы. Дискілерді атап айтсақ, бұлар:  Jaz drive (10000 Мб), Zip drive (120 Мб),  CD – record (640 Мб және одан жюоғары), DVD – record (650 Мб және одан жоғары).

Электорндық мұрағат құру үшін құжат жазуға арналған негіздердің мынадай түрлері қолданылады:

1)    қатқыл дискілер;

2)    лазерлік дискілер;

3)    МІNI дискілер;

4)    ZIP дискілер;

5)    DAD кассеталар;

6)    стимерлер және т.б.

Электрондық негшізге көшірілдген құжаттар мен істерді есепке алу үшін де, жедел іздестіру үшін де мәліметтер базасы қолданылады. Сондықтан оларда мынадай жазбалар болуы тиіс:

1)    құжаттың (істің) реттік нөмірі;

2)    құжат (іс) атауы;

3)    файл атауы;

4)    құжаттың (істің) жойылу күні – уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжаттар (істер) үшін;

5)    құжат негізінің ұйымда белгіленген реттік нөмірі;

6)    ұйым ұйғарымы бойынша белгіленген өзге де жазбалар.

Электрондық негізге аударылған құжаттар мен істерді мәтіндерінде және басқа да деректемелеріне санкциясыз өзгерістер енгізуден қорғау мақсатында мынадай электрондық кілттер қолданылады:

1)    пароль;

2)    LPT портымен қатар қолданылатын флеш-кілт;

3)    COM порттың ізімен қолданылатын флеш-кілт;

4)    дискілік кілттер және т.б.

Іс қағаздарын жүргізудің дәстүрлі қағаз негіздері жүйесінде белгіленген барлық сақтау мерзімдері өте бастаған жағдайда мәліметтер базасының бағдарламалық қабатында тиісті ескерту жазбасы көрініс беруі қажет.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын электрондық құжаттар, жеке құрам бойынша электрондық құжаттар, ұйымның істер номенклатурасында «СТК» (сараптау-тексеру комиссиясы) белгісі салынған электрондық құжаттар құндылық сараптамасын жүргізу кезінде тиісті заң бойынша ресімделіп, қағаз негізге көшіріледі, тарауына литерлік нөмірмен енгізіледі. Олардың саны 10-нан асатын болса, қосымша тізімдеме жасалып, тақырыптарына дербес нөмір беріледі.

Қатарынан бірқатар жылдадың құжаттарын қамтитын іс жиынтық тізімдеменің тиісті кезеңдік бөлімдеріне өз түзілген жылдары бойынша ендіріліп, «Ескуертпе» бағанына «№…істі қараңыз» деген белгі қойылады.

Тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелерінің тарауларына мынадай мәліметтер қамтылады:

1)    мұқаба парағы;

2)    мазмұны (тақырыптары);

3)    алғысөз;

4)    қысқарған сөздер тізімі;

5)    қорытынды жазба.

Мұқаба парағына мынадай мәліметтер қойылады:

1)    мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы;

2)    мұрағат нөмірі, аты және атына байланысты өзгерістер;

3)    істер жиынтық тізімдемесінің нөмірі және аты;

4)    өндірілген іс тақырыптарының шектік даталары;

5)    істер жиынтық тізімдемесі тарауының жасалу орны және жасалған уақыты.

Тұрақты сақталатынжәне жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемесі тарауларының тақырыптық мазмұнында тарау парақтарының нөмірлері беріле отырып, мына мәліметтер тізіліп көрсетіледі:

1)    алғысөз;

2)    қысқарған сөздер тізім (ол бар болса);

3)    ұйым құрылымдық бөлімшелер (қызмет бағытттары) атаулары жиынтық тізімдеменің әрбір жылға арналған тарауында көрсетіліп отырады.

Алғысөзде іске енгеншектік даталарды қамтитын кезеңге байланысты мыналар мазмұндалады: ұйымның құрылуы, қайта ұйымдастырылуы, міндеттері, функциялары, құрылымы және ондағы өзгерістер тиісті нормативтік құқықтық актілерге, өкімдік құжаттарға және мұрағаттық құжаттардың деректемелік мәліметтеріне сілтеме жасай отырып жасалады.
Тағы рефераттар