Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – кез-келген мекеме мен кәсіпорынның қызметіндегі маңызды міндет. Ақпараттарды тасымалдаушы ретінде құжат кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелерінің өзара әрекетін қамтамасыз ете отырып, ұйым қызметінің ырғақты жұмыс істеуіне мүмкіндік береді.

Басқару қызметінде құжат еңбек құралы болып та, сол сияқты еңбек нәтижесі болып та табылады.

Басқару қызметінің барлық нысаны тиісті құжаттар арқылы көрініс табады:

жоспарлау – жоспарларды дайындау;

есепке алу – статистикалық, бухгалтерлік және жедел-техникалық құжаттарды жасау және өңдеу;

басшылық – басқару құжаттарын шығару;

нұсқау – нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар дайындау;

бақылау – жазбаша түрде мәліметтер жинау.

Сөйтіп, кәсіпорында жасалатын құжаттар – оның өзіне жүктелген функцияларды іске асыруы.

Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екіге бөлінеді: құжаттарды уақтылы және сауатты дайындап, ресімдеуді ұйымдастыру (құжаттау); құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру: қабылдау-өткізу, өңдеу, есепке алу, тіркеу, бақылау, сақтау, мұрағатқа дайындау, жою.

Құжаттарды дайындау рәсімдері де, сол секілді олармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру да арнайы нормативтік-құқықтық және нормативтік-әдістемелік актілермен нақты реттелген.

Қазақстан өзінің тәуелсіздігін алып, құқықтық мемлекет, азаматтық қоғам ретінде даму бағдарын анықтағаннан кейін, обьективті түрде іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісінің заңдық базасын жасау мәселесі туындады. 1991 жылдан 1997 жылға дейінгі 7 жыл ішінде бұрынғы нормативтік құқықтық база мен әдістемелік әзірлемелер заңдық күшін жойды. Ал республиканың құқықтық жағдайына сәйкес жаңасы әлі жасалған жоқ болатын. Қалыптасқан жағдайға байланысты қысқа мерзім ішінде іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат саласының мемлекеттегі орны мен рөлін айқындайтын, оның құзыретін, функциялық міндеттерін  және өзге салалармен байланыс аясын нақтылайтын ұлттық Заң әзірлеу қажеттігі туды. 1998 жылы Парламент мемлекетіміз тарихындағы тұңғыш «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңды қабылдап, оған 1998 жылы 22 желтоқсанда Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаев қол қойды.

Еліміз тарихындағы өзіндік тұжырымдамасы бар бұл тұңғыш Заң алыс және жақын шет мемлекеттердің құжаттамалық қамтамасыз ету саласы мен мұрағат ісін дамыту тәжірибесіне сүйеніп жасалды. Ол үш бірдей міндетті атқарады. Атап айтқанда: Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын мемлекеттік сақтауға қабылдау; олардың сақталуын қамтамасыз ету; мемлекет, қоғам және азаматтар мүддесіне сай қолдану.

Ұйымдастыру тұрғысынан «Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі өкілетті мемлекеттік орган» (қазір — өкілетті орган) және «Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті өкілетті орган» (қазір – жергілікті атқарушы орган) ұғымдарының заң жүзінде бекуі, сондай-ақ, Қазақстан Республикасында мұрағат ісін басқарушы және жүргізуші органдардың құрылымдық жүйесін айқындау маңызды бір кезең болды. Жоғарылы-төменді барлық буындар бойынша басқару жүйесі мен мұрағат саласының біртұтас құрылымы жасалды. Ол барлық облыстардың, Астана мен Алматы қалаларының республикалық және жергілікті басқару органдары мен облыстық, қалалық, аудандық дәрежедегі мемлекеттік мұрағаттардың оңтайлы жүйесін қамтыды.

Елімізде деңгейі әртүрлі мемлекеттік мұрағаттар Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын құжаттармен толықтырып, сақталуын қамтамасыз ету және құжаттардың мемлекеттік есебін жүргізу, мемлекеттік органдарды, ұйымдар мен азаматтарды ақпараттық қамтамасыз ету, құжаттарды пайдалану және жариялау, мұрағат құжаттары бойынша ақпараттық-іздестіру жүйелерін құру, мұрағаттану мен құжаттану саласы бойынша әдістемелік жұмыстар жүргізу, сондай-ақ, ішкі пайдалану үшін де, толықтыру көзі – ұйымдарда қолдану үшін де әдістемелік құралдар әзірлеу міндеттерін жүзеге асырады.

Құжаттама саласындағы негізгі Заң қабылданғаннан кейін еліміздегі басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету мен мұрағат ісі саласының қызметін құқықтық реттеу процесі оң сипат ала бастады. Заңды жетілдіру барысында «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы ереже» әзірленіп, ол Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысымен бекітілді. Бұл ереже арқылы құжаттарды Ұлттық мұрағат қоры құрамына ендіру және шығару, құжаттарды есепке алу мен сақталуын қамтамасыз ету тәртібі нақтыланды.

Уақыт өте келе аталмыш Заңды кейінірек қабылданған бірқатар заң нормаларымен үйлестіру қажеттігі туындады. Осыған орай 2001 жылы 10 қарашада қабылданған «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» № 256-II Қазақстан Республикасының Заңы құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыру, құжаттардың сақталуына қолданушылардың жауапкершілігі, мұрағат құжаттарын қолдану арқылы алынған ақпаратты орнымен пайдалану мәселелеріне қатысты бірқатар ережелерді нақтылауға мүмкіндік берді. Мұрағат құжаттары ғылыми, ғылыми-көпшілік зерттеу жұмыстарына және практикалық мақсаттарға қолданылуымен қатар, азаматтардың еңбек жолын, атқарған қызметтерін, жалақысының мөлшері мен басқа да құқықтық, заңдық мүдделеріне байланысты фактілерін куәландыру үшін негіз болады.

Заңға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кезінде мемлекеттік мұрағаттардың осындай маңызды әлеуметтік функциялары ескеріліп, оның түсініктемелік аппараты «жеке құрам бойынша құжаттар» деген терминмен толықтырылды. Жеке құрам бойынша құжаттар – қызметкердің еңбек жолын куәландыратын және зейнеткерлік қамтамасыз ету үшін ақша аударылуы жөніндегі мәлімет беретін құжаттар жиынтығы. Мұнан соң Заңға арнаулы мемлекеттік мұрағаттар қатарын толықтыру, мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі республикалық және жергілікті органдар арасында міндеттерді бөлісу, мемлекеттік бақылау формаларын айқындау т.б. мәселелерге қатысты өзгертулер мен қосымшалар енгізілді. Белгіленген заң ережелері аясында Қазақстан Республикасының «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар», «Ұйымдастыру-басқару құжаттары. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар» мемлекеттік стандарттары бекітілді. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері», «Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері» тіркелді. Құжаттама саласындағы уәкілетті мемлекеттік орган басшысының мемлекеттік заңды тұлғалар ведомстволық мұрағаттарында құжаттарды уақытша ведомстволық мұрағатқа сақтауға тапсырудың тәртібі мен мерзімі туралы нұсқаулықты бекіту жөнінде және Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы бұйрықтары белгіленген тәртіп бойынша мемлекеттік тіркеуден өткізілді.

Қазақстан Республикасының жоғарыда аталған мемлекеттік стандарттары құжаттама жүйесін дамыту саласындағы мемлекеттік саясатты жүзеге асыру бағытында мынадай артықшылықтар береді:

1) іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі саласындағы бірыңғай терминологияны, соның ішінде қазақ тіліндегі терминдер жүйесін қалыптастырады. Бұл іс қағаздарын мемлекеттік тілге көшіруді жеделдетуге нақты негіз жасамақ;

2) Ұйымдардың ресми құжаттық бланкілеріне Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының, сондай-ақ логотиптер мен эмблемалардың (тауарлық белгілер) түрлі-түсті бейнелерін салу туралы негізгі талаптарға жол ашады. Бұл еліміз территориясында түзілген құжаттардың ұлттық және мемлекеттік тұрғыда реттелуін қамтамасыз ететін негізгі элементтердің бірі болып табылады;

3) ресми ұйымдастыру-басқару құжаттарына арналған 27 деректемелік белгінің орналасу және ресімделу схемасын жасауға мүмкіндік береді;

4) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы салынған құжаттық бланкілерді жасау, есепке алу және сақтау тәртібін орнықтырады;

5) мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың қоймаларында құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық, санитарлық-гигиеналық, жарық режимі мен физикалық-химиялық режимдерінің негізгі нормативтік параметрлерін айқындайды.

Құжаттама саласындағы мемлекеттік уәкілетті орган құжат түзу саласындағы бірыңғай мемлекеттік саясатты қамтамасыз ету жөнінен жетілдіре түсу мақсатында «Ұйымдастыру-басқару құжаттарын ресімдеуге қойылатын уақытша талаптарды» әзірледі. Оны 2000 жылы 17 сәуірде Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі кеңсесінің басшысы бекітті. Осылардың негізінде «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» жасалып, заң жүзінде белгіленген тәртіппен тіркеуден өткізілді. Бұл ереже Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2003 жылы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен (мемлекеттік тіркеу № 2331, 2 маусым, 2003 жыл) бекітілді. Бұлар  басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету теориясы мен практикасының нақты жағдайын есепке алады. Тұрпатты (типтік) ережелер ұйымға келіп түсетін, шығатын және ішкі айналымда болатын қағаз құжаттар мен электрондық құжаттарды тіркеу және ресімдеу, олардың орындалуын бақылау тәртібін белгілейді, есептік тіркеуге алу формасының түрлерін, соның ішінде автоматтандырылған түрін орнықтырады, іс номенклатурасына, істерді түзу мен ведомстволық мұрағаттарға тапсыру жөніндегі талаптарды нақтылайды. Ол қазір мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері – ұйымдарды басқару ісін құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінде кеңінен қолданылып келеді. Кейіннен Тұрпатты ережелерге  қорғалатын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды есепке алу, пайдалану, сақтау және жою ісіне, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарына байланысты өзгертулер мен қосымшалар ендірілді.

Ұйымдардың құжаттамалық қызметінде 2005 жылы 18 шілдеде Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрінің № 203 бұйрығымен бекітілген Типтік құжаттар тізбесі үлкен рөл атқарады. Тізбеге типтік құжаттар, яғни мемлекеттік ұйымдардың қызметі барысында түзіліп, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар енеді. Атап айтқанда, бұлар мына бағыттағылар:

1) басқару жүйесін ұйымдастыру (басқару қызметі, бақылау, басқарудың ұйымдық негізі, қызметті құқықтық қамтамасыз ету, құжаттамалық қамтамасыз ету және құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету).

2) болжам жасау және жоспарлау (болжам жасау ісін ұйымдастыру және оның әдістемесі, жоспарлау, болжам жасау, ағымдағы жоспар, баға);

3) қаржыландыру, несие беру;

4) есеп жүргізу және есеп беру (бухгалтерлік есеп жүргізу мен бухгалтериялық есеп беру, есептілік, статистикалық есеп жүргізу мен статистикалық есеп беру);

5) мемлекеттік мүліктерді басқару;

6) еңбек қатынастары (жұмысқа орналасу, еңбекті ұйымдастыру, еңбекті нормалау, тарифтеу (баға белгілеу), еңбекке ақы төлеу, еңбекті қорғау);

7) кадрлармен қамтамасыз ету (жұмыскерлерді қабылдау, олардың қызметтегі орындарын ауыстыру және жұмыстан босату, жұмыскерлердің біліктілігін (квалификациясын) айқындап, белгілеу, жұмыскерлерді кәсіби дайындықтан өткізу және олардың біліктілігін көтеру, марапаттау);

8) экономикалық, ғылыми, мәдени байланыстар (экономикалық, ғылыми және мәдени байланыстарды ұйымдастыру, экономикалық, ғылыми және мәдени байланыстарды жүзеге асыру);

9) ақпараттық қызмет көрсету (ақпарат жинау (алу), маркетинг, ақпарат тарату, жарнама);

10) өндірістік тауарларды, жұмыс пен қызмет түрлерін мемлекеттік деңгейде көтере (немесе алдын-ала) сатып алу, материалдық-мүліктік құндылықтардың сақталуын ұйымдастыру;

11) әкімшілік-шаруашылық мәселелері (ішкі тәртіп ережелерін сақтау, ғимараттарды, орын-жайларды пайдалану, транспорттық қызмет көрсету, ішкі байланыс, төтенше жағдайлар, күзет);

12)  әлеуметтік мәселелер.

Тізбеге кеңейтілген ғылыми-анықтамалық аппарат берілген, оны іс номенклатураларын, іс тізімдемелері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, сондай-ақ сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың салалық тізбелерін жасаған кездерде қолдануға болады.

Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы «Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасы туралы» № 573 Жарлығына сәйкес Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы қаулысы бойынша Электрондық құжат айналымы бірыңғай жүйесінің бірінші кезегі әзірленді. Бұл электрондық құжат айналымы жүйесінің бір саласы болатын. Қазақстан Республикасы Президентінің 2004 жылғы 10 қарашадағы «Қазақстан Республикасында «электрондық үкiмет» қалыптастырудың 2005-2007 жылдарға арналған мемлекеттiк бағдарламасы туралы» № 1471 Жарлығында ақпараттық жүйені одан әрі дамыту, Үкімет пен аймақтық мемлекеттік органдардың бірлескен ақпараттық ресурстарды пайдалана отырып, осы саладағы технологияларды кеңінен қолдану арқылы жұмыс жүргізу механизмін айқындау, азаматтар мен ұйымдарға ақпараттық қызмет көрсету бағытын ұстану мәселелері қамтылған. Мемлекеттік уәкілетті орган жоғарыда көрсетілген нормативтік актілерге сәйкес өз құзыры аясында іс қағаздарын жүргізу мен ведомстволық сақтау сатысындағы электрондық құжаттар бойынша жұмыстың негізгі бағыттарын айқындады.

Сонымен бірге, электрондық құжатты заң жүзінде қағаз құжатпен теңестірген, соған орай электрондық цифрлық қолтаңбаны – жазбаша түрдегі қолжазбамен бір деңгейге қойған Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңының жетілдірілуі барысында Ақпарат және мұрағат комитеті «Қазақстан Республикасы мемлекеттiк органдарының электрондық құжат айналымы ережесiн» әзірледі. Бұл ережені Қазақстан Республикасы Үкіметі 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітті.  Ережеде мынадай жұмыстардың нормалары белгіленген:

1) электрондық құжаттарды іріктеу, сақтауға қабылдау және тапсыру, оларды жою мен кепілдік беру арқылы жою, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық түрдегі кілт-белгілерін және электрондық құжаттар есебін жүргізетін журналдарды жою тәртібі мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Қазақстан Республикасының өкілетті мемлекеттік органдары арқылы белгіленеді;

2) электронды құжаттарды сақтау мерзімдері олардың қағаз нұсқасындағы түпнұсқалары сақталатын мерзімдермен сәйкес келеді. Мұны мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Қазақстан Республикасының өкілетті мемлекеттік органдары белгілейді;

3) Электрондық құжаттар түзілген, жолданған және алынған кездегі форматы бойынша электрондық цифрлық қолтаңбасымен сақталады.

4) электрондық құжаттардың Қазақстан Республикасы мемлекеттік стандарттары талаптары мен мемлекеттік орган лауазымдық тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасына сәйкес деректемелік белгілері болуға тиіс.

Заң қабылданғаннан кейінгі жылдары мекемелер, кәсіпорындар мен ұйымдар үшін әртүрлі әдістемелік құралдар мен ұсынымдар әзірленді. Атап айтқанда:

1) сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың салалық (ведомстволық) тізбесі (Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің кеңсесі, қылмыстық-атқару, прокуратура органдары, кеден, қаржылық полиция, жинақтаушы зейнеткерлік қорлар, банк, сот жүйелері ұйымдары, т.б.орындар бойынша);

2) сақталу мерзімі көрсетілген жеке құрам бойынша құжаттардың Үлгі тізбесі (бұл Үлгі тізбе 2000 жылғы 19 желтоқсанда Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитеті төрағасының № 81 бұйрығымен бекітілген);

3) іс қағаздарын жүргізу жөніндегі салалық (ведомстволық) нұсқаулықтар (Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі, Кеден комитеті, Қазақстан Республикасы статистика жөніндегі Агенттік және т.б. жүйелердің ұйымдарына арналған).

Дәл қазіргі кездегі ең көкейкесті мәселе құжат түзу саласындағы нормативтік құқықтық базаны одан әрі дамыту болып табылады.

Осы орайда құжаттама ісі бойынша мемлекеттік уәкілетті органдар, құжаттама саласындағы мамандар Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңдарында басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету, құжаттарды іс қағаздарын жүргізу сатысында түзу және ресімдеу жұмыстарының бірыңғай принциптері қарастырылмағандықтан, «Басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету туралы» Қазақстан Республикасы Заңын әзірлеу қажеттігі туындап отырғанын орынды көтеріп келеді. Мұндағы олардың көздеген негізгі мақсаттары төмендегідей:

1) құжат түзу саласында бірыңғай мемлекеттік саясат жүргізу;

2) Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын заң жүзінде дұрыс ресімделген құжаттармен толықтыру;

3) қағаз құжаттар айналымын қысқартып, электронды құжаттардың қолданылу аясын кеңейту;

4) азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау;

5) еліміздің территориясында жасалған құжаттарды ұлттық мүдде тұрғысынан толық сәйкестендіру;

Мұнымен қоса, басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз етудің мынадай негізгі принциптері заң деңгейінде белгіленуі керек:

1) құжаттаудың және құжаттармен, соның ішінде электрондық құжаттармен жұмыс жүргізудің құқықтық ережелерін айқындау;

2) істі толық та, нақты құжаттау, мемлекет, қоғам және азаматтар мүддесіне сәйкес деректі қорларды жан-жақты пайдалану, құжаттармен жұмыс жүргізудің озат тәсілдерін қолдану негізінде ұйым қызметінің тиімділігін қамтамасыз ету;

3) ұйымдардың ашық деректі қорларына еркін қол жеткізу жөніндегі жеке және заңды тұлғалар құқықтарын жүзеге асыру;

4) қазіргі заманғы ақпараттық технологиялар арқылы басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету ісін жетілдіру;

5) басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету процесінде ұйымның ақпараттық қауіпсіздігін қамсыздандыру;

Сол секілді қазіргі кезде құжаттамалық қамтамасыз ету саласының мамандары Қазақстан Республикасында «Құжаттардың міндетті даналары туралы» Заң әзірлеу және оны белгіленген тәртіп бойынша қабылдау мәселесінің де пісіп жетілгені ұдайы көтеріп келеді. Мамандардың пікірінше, бұл алуан түрлі ұйымдар мүддесін қорғар еді. Атап айтқанда:

1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ғылыми-техникалық ақпарат институты – ғылыми-техникалық және патенттік құжаттармен жабдықтау жөнінде;

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мемлекеттік кітап палатасы, Қазақстан Республикасының Ұлттық кітапханасы, Қазақстан Республикасы Парламентінің кітапханасы – бұқаралық ақпарат құралдары өнімдерімен, баспа өнімдерімен, диссертациялық еңбектермен толықтыру жөнінде;

3) Зағиптарға арналған Республикалық кітапхана – зағиптар үшін және көзі нашар көретін кісілер үшін шығарылатын басылымдармен жабдықтау жөнінде;

4) Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Кинофотоқұжаттар мен дыбыс жазбалары Орталық мемлекеттік мұрағаты – аудиобейнелік құжаттармен жабдықтау жөнінде.

Мұндағы негізгі мақсат мынадай істерге заңдық негіз жасау:

1) кітапханалық, ғылыми-ақпараттық, патенттік қорларды толықтыру;

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын молайту;

3) құжаттардың міндетті даналарына мемлекеттік есеп жүргізу және олардың сақталуын қамтамасыз ету;

4) құжаттардың міндетті даналарын мемлекет және қоғам мүддесіне сәйкес пайдалану.

Осы аталған нормативтік құжаттардың қабылдануы ел аумағында құжат айналымы жүйесін жетілдіре түсуге жол ашады деп білеміз.
Тағы рефераттар