Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын бекіткен:

1) журналдық;

2) карточкалық;

3) автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мәліметтер базасы.

Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық нұсқасын жылдық құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады. Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір қойылып, түбі айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады. Шаршы қағаз қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары клейленеді де, оған ұйым мөрі басылып куәландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының көлемі ұйым мөрі диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куәлік-жазба түсіріледі. Мысалы:

Бұл журналда 85 (сексен бес) парақ бар; олар нөмірленіп, шнурланып, мөрмен бекітілген.

Лауазым      _________________     Қолының толық

атауы               (жеке қолы)               жазылуы

Журнал толтырылған соң куәлік-жазбаның төменгі жағына тіркеуге алынған құжат саны туралы белгі соғылады. Мысалы:

Бұл журналда 1-нөмірден 438-нөмірге дейін 436 (төрт жүз отыз алты) құжат тіркеуге алынған. 56 және 94-нөмірлер қалып кеткен.

Лауазым      _________________     Қолының толық

атауы                 (жеке қолы)             жазылуы

Тіркеу журналдары кіріс және шығыс құжаттарына, азаматтардың өтініштері мен оларға берілген жауаптарға арналып жеке-жеке жасалады.

Тіркеу журналдарына ұйымның істер номенклатурасы бойынша міндетті түрде индекстері қойылады.

Журнал мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:

1) жоғары тұрған органның және ұйымның ресми атаулары;

2) журнал атауы;

3) ұйымның істер номенклатурасы бойынша журнал индексі;

4) журналдың іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған және аяқталған күндері.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі бойынша журналдың басталған және аяқталған күндері журнал мұқабасының оң жақ төменгі бұрышына салынады. Басталу күні бірінші құжаттың, аяқталу датасы – соңғы құжаттың  тіркелген күндері болып есептеледі. Журналға тіркеу жыл бойы жүргізіледі.

Тіркеу процесі барысында жыл аяқталмай журнал бітіп қалатын болса, жаңа журналға тіркеу жұмыстары жыл аяғына дейін алдыңғы журналдағы тіркеу нөмірлерін жалғастыра отырып жүргізіледі.

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:

1) кіріс құжатының реттік нөмірі;

2) кіріс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;

3) корреспондент, кіріс құжатының жіберілген күні және тіркеу нөмірі;

4) кіріс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;

5) бұрыштама немесе құжатты орындау міндеті кімге жүктелді;

6) құжаттың орындалғаны туралы белгі;

7) ескертпе.

Шығыс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:

1) шығыс құжатының реттік нөмірі;

2) шығыс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;

3) корреспондент;

4) шығыс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;

5) шығыс құжаты көшірмесінің іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі;

6) ескертпе.

Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына 600 құжаттан астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкалары арқылы жүргізіледі. Тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкаларына мынадай міндетті бағандар белгіленеді:

1) құжат авторы (корреспондент);

2) құжат түрі;

3) құжат күні;

4) құжат нөмірі;

5) келіп түскен уақыты;

6) түскен нөмірі;

7) құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;

8) бұрыштама;

9) орындалу мерзімі;

10) орындалғаны туралы белгі;

11) іске жіберілгені туралы белгі;

12) бақылау туралы белгі;

13) ескертпе.

Тіркеу-бақылау карточкасына қосымша бағандар ендіруге болады. Мысалы: парақ саны, қосымшалар туралы, құжаттың алынғандығы туралы белгі және т.б.

Құжаттарды жедел іздестіру мақсатында тіркеу-бақылау карточкаларынан анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ақпараттық-анықтамалық картотекалар, азаматтар өтініштері бойынша картотекалар, нормативтік құқықтық актілердің, өкімдік құжаттардың т.б.-дың тақырыптық картотекалары жасалады. Картотекалар жасау оларды пайдалану мақсатына байланысты белгілі бір схемамен жүзеге асырылады. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметі құжаттарына, азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар – корреспонденттер бойынша, өкімдік құжаттарға арналған картотекалар – ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері бойынша жасалады. Карточкалар әр тараудың өз ішінде хронологиялық тәртіппен жүйеленеді. Тек азаматтар өтініштеріне арналған карточкаларды жүйелеу – алфавиттік ретпен жүргізіледі.

Орындалмаған құжаттардың анықтамалық картотекасы корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар немесе орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды орындау процесінде оларды жедел іздеп табу үшін жасалады.

Электрондық тіркеу карточкалары компьютер бойынша ақпараттық-іздестіру жұмыстарының негізі болып табылады. Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжат немесе нақты бір құжаттар тобы бойынша олардың орындаушылары жайлы, географиясы туралы, корреспонденті, құжат күні т.б. жөнінде кез келген сұраққа жауап беретіндей болуы тиіс. Электрондық ақпарат орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар жөнінде де, мұрағаттық мәліметтер базасында сақтаулы құжаттар туралы да деректер алуды қамтамасыз етуі шарт.
Тағы рефераттар