Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау туралы қазақша реферат

Есептік құжаттар бірінші кезектегі маңызы бар материалдар болып табылатындықтан, мұрағаттарды олардың толық сақталуына кепілдік берілуі тиіс. Сондықтан кіріс кітаптары, тізімдер, қорлардың істері мен парақтары, тізімдемелердің қол сұғылмайтын даналары оқшауланған үй-жайда есептік құжаттарға жауап беретін арнайы мұрағат бөлімшесі немесе мұрағат қызметкерлерінің қарауында болады.

Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрі басылады, томның әрбір бетінің саны раталыр, қол қойылады. Есептік құжаттарға өзгерістер енгізуді тек оларды есепке алуға жауапты мұрағат бөлімшесі немесе қызметкерлері жүргізеді және жыл сайын «Мұрағаттық өзгертулер туралы» қорларының көлеміндегі және құрамындағы мәліметтердің, мұрағат органы үшін қорлардың карточкаысн әзірлейді, мұрағат паспорттарын құрастырады.

Мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың мұрағатында құжаттарды есепке алудың негізгі есептік құжаттары:

–       істердің тізімдемелері;

–       қорлар;

–       тізімдер;

–       қорлардың парақтары;

–       мұрағаттың паспорты.

Әрбір қорға қордың ісі жүргізіледі. Істер ең алдымен тізімдемелер бойынша есептеледі. 10 жыл мерзімде сақталатын істер істердің номенклатурасы бойынша есептелуі мүмкін. Әрбір тізімдемеге мұрағатқа келген кезінде кезекті реттік нөмірі қордың парағы бойынша беріледі. Егер тізімдемелер бөлініп келетін болса, ең алғашқы берілген реттік нөмір беріледі. Мысалы: (№ 1, 1а, 1 в, 2 а, 2 б).

Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек нөмірленеді. Қорлардың тізімдері мұрағат қорларын еспке алу үшін жасалады, тізім бойынша әрбір қор дербес нөмірге е  болады. Ведомстволық мұрағаттардағы қордың парағының нысаны, белгілері бойынша көбінесе мемлекеттік мұрағаттардағы қордың парағына ұқсайды.

Ведомстволық мұрағат қорының парағында қордың атауы толық оның барлық өзгерістерімен бірге көрсетіледі, қордың көлемі мен құрамы туралы мәліметтер, қордың нөмірі және олардағы барлық өзгерістер көрсетіледі.

Мемлекеттік мұрағаттағыдай қордың парағы тізімдемелерді есепке алу үшін қолданылады. Қор парағындағы қордың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы жазбалар сәйкес құжаттарға сілтеме жасау арқылы жүргізіледі.

Қорлардың парағы негізінде мұрағатта жыл сайын мұрағат паспортының үшінші бөлімі толтырылады, онда қорлар мен істердің жалпы сандары, материалдардың шеткі даталары, мұрағаттың өзінде тұрақты сақталатынқұжаттарға өңдеу жүргізу жағдайы және мекеме бөлімшелерінде тұрақты сақталатын құжаттардың шеткі даталары көрсетіледі.

Қорлардың парағы негізінде мұрағат органына жіберілетін қордың карточкасы толтырылады. Сонымен бірге мемлекеттік мұрағаттардағы есептік құжаттарға ұқсас, көбінесе қайталанатын мұрағат қорларының құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер жасалады.

Мемлекеттік мұрағаттардағы істердің нақты бар екендігін немесе жоқтығын және жағдайын тексерудің мақсаты:

—         тізімдемелердегі қорытынды жазбаларға және сипаттамалық мақалаларға сәйкес істердің нақты бар екендігін белгілеу;

—          өшуге айналған мәтіндері бар, қайта қалпына келтіруді, қайта түптеуді, дезинфекциялауды, басқа негізге көшіруді және т.б. қажет ететін бүлінген істерді анықтау.

Құжаттардың нақты бар екендігін және жағдайын тексеру мұрағаттарда барлық қорлардың материалдарын тексеруді қалыптастыратын перспективті және ағымдағы бекітілген жоспарларға сәйкес тексеру қатаң түрде қорлар бойынша қордың парағы және тізімдемелері және ғылыми – анықтамалық аппараттың жағдайының талдау картотекасы бойынша анықталған тексерудің кезектілігімен жүргізіледі.

Қорларды тексерудің кезектілігі материалдардың маңыздылығына сйкес анықталады. Сирек кездесетін құжаттары бар қорлар 5 жылда бір рет, І категориялы қорлар 10 жылда бір рет, ІІ және ІІІ категориялы қорлар 15 жылда бір рет тексеріледі.

Ведомстволық мұрағаттардың құжаттарын есепке алудың ерекшелігі олардың мемлекеттік мұрағат құжаттарын есепке алумен өзара байланыстылығы, бірізділігі болып табылады. Егерғ қандай да бір қордың құжаттары мемлекеттік мұрағат қорында бар болса, онда сол қордың нөмірі, тізімдемелерінің нөмірі реттік нөмірімен сәйкестендіріледі.

Стихиялық апат жағдайында, қорлардың түгел орнын айыстыру құжаттардың жоғалып кетуі мүмкін және т.б. жағдайларда барлық мұрағат қорының құжаттарының немесе материалдарының жеке кешендерінің жағдайы мен нақты бар екендігін тексеру кезектен тыс бір уақытта жүргізілуі мүмкін. Қоймаларға өткен кезең арасында (жылдарда, кварталдарда) берілген істер кезеңімен (жылына, кварталына бір рет) тексерілуі тиіс. Тексерулер алдын ала салыстыру, яғни қорытынды жазбалардағы литерлі және жіберілген нөмірлердің дұрыс көрсетілгендігін, істердің нөмірлері тізімдеме бойынша жүргізеді. Тексеру істердің тізімдеме бойынша нақты бар екендігін салыстыру арқылы жүргізіледі, бұл жағдайда тізімдемелердің сипаттамалық мақалалары (істің нөмірі, іс қағаздарының нөмірі, тақырып, істердегі құжаттардың шеткі қатарлары, парақтарының саны) істің сыртқы бетіндегі сипаттамаларымен салыстырылады. Істердің нақты бар екендігі визуальды қарау жолымен анықталады. Тексеру барысында табылған қателердің барлығы (істердің жоқтығы, есептеу кезіндегі техникалық қателер, сипаттаудағы қателер, физикалық бүлінулер) істердің нақты бар екендігі және жағдайы тексеру парағына енгізіледі.

Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге жеке толтырылады. Егер қор шағын болса, барлық тізімдемелерге бір параққа толтыруға болады. Нақты бар болуы туралы парақтар әрбір тексеру аясындағы нөмірлердің реті бойынша нөмірленеді және қордың істерінде сақталады.

Істердің нақты бар болуын тексеру барысында тігуге келмейтін (көркемдік құндылығы, жеке қор құжаттары, картографиялық материалдар, т.б.) құжаттар папкаларда сақталады және ішкі тізімдемелер бойынша есепке алынады, құжаттардың ішкі тізімдемесі бойынша бары немесе жоқтығы салыстырылады. Бұндай тексерудің қорытындылары бар және жоқтығы және жағдайын тексеру парағына тіркеледі, сәйкес графада істің нөмірі емес, парақтың нөмірі қойылады. Бары немесе жоқтығын тексеру барысында тізімдемеге қандай да бір белгілер қоюға және істердің жүйелілік ретін бұзуға рұқсат етілмейді.

Тексеруді аяқтағаннан кейін тізімдемеге «Тексерілді 20___ ж» деген белгі соғылып, орындаушының қолы қойылады. Тексеру парағындағы жазбалардың негізінде бары немесе жоқтығы және жағдайларын тексеру акті жасалады, онда қордың аты және категориясы, нөмірі, тексеру датасы және тексеру қорытындысы бойынша жинақ сандық мәліметтер көрсетіледі:

–       тізімдемеге енгізілген істердің саны жоқ болып шыққан істердің саны;

–       тізімдемеде белгіленбеген литерлі нөмірлер дұрыс салынбаған істер;

–       нақты бар іст ердің саны;

–       тігуді, дизенфикациялау, қайтав қалпына келтіруді, өшуге арналған мәтіндерді орнына келтіруді қажет ететін істердің саны.

Актімен бір мезгілде қажет болған жағдайда есептеу негізіндегі жіберілген техникалық қателер туралы анықтамалар, есепке кірмей қалған, істердің табылғандығы, қалпына келтірілмейтін бүлінулері туралы актілер жасалуы мүмкін. Актілер және т.б. құжаттарды мұрағат директоры қарап, одан ары қарай атқарылатын жұмыстар туралы өкім шығарады.

Тексеру барысында тізімдемеге енгізілгене істердің жоқ болып шығуы, құжаттарды есепке алу кезіндегі қателіктердің нәтижесі болуы мүмкін. Қандай жағдайда да істердің орнында болмау фактісі құжаттарды сақтаудың бұзылуын көрсетеді және шұғыл шаралар қолдануды қажет етеді. Істердің орнында жоқ болып шыққандығы туралы жоғарыда тұрған мұрағат органына түсіреді.

Осылайша құжаттардың бары не жоқтығын тексеру мұрағат материалдарын сақталуын қамтамасыз етудің маңызды элементі болып табылады.


Тағы рефераттар